Individualsoftware vs. Standardsoftware

Der Markt an angebotener Software ist riesig und scheinbar gibt es für jeden Zweck, für jedes Thema die richtige Software. Scheinbar oder tatsächlich? Insbesondere für Unternehmen und Selbstständige lohnt ein Blick auf die Frage, „was die Aufgabe von Software ist“. Die wichtigste Aufgabe einer Software ist es natürlich, den Geschäftszweck des jeweiligen Unternehmens zu unterstützen. Hierbei ist es zwingend erforderlich, dass eine Software sich den Abläufen im Unternehmen anpasst (und nicht umgekehrt), dass diese den Mitarbeitern Freiräume schafft, sowohl für sich selbst als auch im Team und natürlich muss Software beherrschbar sein. Auch sollte eine moderne Software den natürlichen Kommunikationsfluss im Unternehmen abbilden und unterstützen. Bei wachsenden Geschäftserfolg, mehr Mitarbeitern steigen aber die Anforderungen, was mitunter durch Standardsoftware nicht mehr abgedeckt werden kann, hier kann sich die Investition in Softwareentwicklung lohnen, also dem Erstellen einer maßgeschneiderten Lösung.

IT-Transparenz als Voraussetzung

Softwareentwicklung kann durch das Unternehmen selbst erfolgen, meist aber durch kompetente und darauf spezialisierte Softwareentwickler. IT Transparenz schaffen ist dabei von Anfang ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer solchen Unternehmung. Wie bei jeder Projektarbeit ist es auch hierbei entscheidend, dass alle Beteiligten von Anfang an in die Prozesse eingebunden sind und auch über laufende Fortschritte informiert sind.

Vor Entwicklung einer solchen Individualsoftware ist der erste Schritt immer das Definieren von Bedürfnissen, also den Anforderungen, die eine Software erfüllen müssen, um dem Unternehmenserfolg zu dienen. Dies muss in Zusammenarbeit zwischen Anwender (=Kunden) und dem Entwickler geschehen. Beginnend am Besten in einem lockeren Zusammenstellen, sodass möglichst umfangreich eine Gesamtübersicht über die Aufgaben, die die Software erfüllen muss, entsteht.

Einbindung des Kunden von Anfang an

Im Rahmen der Datenmodellierung muss dann aus diesen Rohdaten ein fundiertes Projektkonzept entstehen, welches dann schrittweise umgesetzt wird. Als Kunde / Endanwender sollte man dabei darauf achten, möglichst zeitnah in die Entwicklung eingebunden zu sein. Ein guter Anbieter wird hier nicht etwa nach 12 Monaten Entwicklung ein fertiges Ergebnis präsentieren, sondern vielmehr den Kunden bereits in Zwischenschritten, also etwa nach der Entwicklung von Prototypen, einbeziehen, sodass Mitarbeiter des Unternehmens diese auf Praxistauglichkeit und Bedienbarkeit testen können. Auch wenn das jeweilige Softwareentwicklungsunternehmen noch so kompetente und erfahrene Entwickler haben mag, so sind es doch die eigenen Mitarbeiter, die die zu erfüllenden Anforderungen und die benötigten Funktionen am Besten kennen.

Transparenz, Beteiligung, Kommunikation und auch Kritikbereitschaft sind in diesen Prozessabschnitten unabdingbar, um ein Projekt, wie das einer Softwareentwicklung zum Erfolg zu führen. Selbstverständlich sollte ein seriöser Anbieter aus dem Bereich Softwareentwicklung auch die Testphase (vor dem eigentlichen Roll-Out), die eigentliche Einführung und natürlich auch die Einarbeitung der Mitarbeiter begleiten. Gerade letzteres wird aber deutlich vereinfacht, wenn diese Mitarbeiter von Anfang an das Projekt begleitet haben, und so zumindest Teile der Software bereits kennen.

Agile Software für lebendige Unternehmen

Unternehmen sind lebendig, Geschäftsprozesse und Anforderungen ändern sich. Es ist daher elementar, dass eine Eigenentwicklung „agil“ ist, also sich diesen Prozessen anpassen kann. Entsprechend sind offene Schnittstellen extrem wichtig, genauso wie ein guter Support des Entwicklers, der nicht mit dem Roll-Out der Software endet.

Aber ist eine Individualsoftware nicht teurer als Standardsoftware?

Auf den ersten Blick sicherlich, und so wird auch nicht jedes Unternehmen, auch viele Selbstständige nicht, die Möglichkeit haben, eine Software nach Maß zu bestellen. Aber in vielen Fällen ist die Entwicklung einer Individualsoftware langfristig billiger, wenn diese die Geschäftsprozesse besser abbildet und sowohl die Mitarbeit des einzelnen als auch im Team besser fördert, sodass Projekte und Arbeitsschritte schneller und effizienter abgewickelt werden können. Eingesparte Arbeitskosten und schneller (und erfolgreicher) durchgeführte Projekte machen Individualsoftware oftmals rentabel. Es muss aber auch nicht immer die Komplettlösung sein, auch Erweiterungen oder Anpassungen bei Standardsoftware können oftmals eine Alternative sein. Auch hier kann sich die Zusammenarbeit mit einer Softwareentwicklungsfirma / IT-Unternehmen schnell lohnen, damit auch Standardsoftware sich mehr an das Unternehmen anpasst, wie stattdessen oft umgekehrt.