Office 365 als Beispiel für modernes Arbeiten

Modernes Arbeiten hat sich für viele von uns verändert. Zwar nicht jeder, aber doch viele sind wesentlich weniger an einen festen Standort gebunden. Dies gilt auch für viele Selbständige und kleine Firmen, die oft, um den heutigen Anforderungen gerecht zu werden, sehr flexibel bei der Wahl des Ortes sein müssen (oder möchten), etwa zu Vor-Ort Recherchen oder auch bei Kundenbetreuung vor Ort. Hinzu kommt, dass Selbständige, aber auch Firmeninhaber auch am Wochenende oder im Urlaub Zugriff auf Informationen haben möchten und oft sogar müssen. Kaum noch jemanden ist es möglich, Unternehmensereignisse gänzlich aus dem Auge zu verlieren. Dies mag man bedauern, ist aber halt einfach die Realität. Moderne Office Lösungen, wie etwa Microsoft Office 365, unterstützen diesen flexiblen Ansatz, indem:

Dokumente mit vielen Geräten, vom klassischen PC bis zu mobilen Geräten, mittlerweile sogar Android Tablets oder Smartphones, abgerufen und auch bearbeitet werden können, streng genommen lassen sich via Smartphone Dokumente auch beim Warten an der Supermarktkasse bearbeiten.
Der Cloud-basierte Ansatz ermöglicht den Abruf von Dokumenten von überall. Arbeiten können so etwa am Arbeitsplatz beendet werden und anschließend zu Hause. Wie oft fällt einem etwas ein, was man dann doch noch schnell einbauen oder ändern möchte, und sei es auch nur ein einziger Satz. Sind die Dokumente in der Cloud gespeichert, so lassen diese sich immer aktuell bearbeiten, auch wenn diese nicht per Notebook hin- und hergetragen werden. Wichtig auch, wenn anderen Mitarbeitern das Dokument live zur Verfügung stehen soll. Auch sehr praktisch, wenn man in Urlaub fährt, denn so hat man auch dort den vollen Zugriff auf Dokumente.
Dokumente können von mehreren Mitarbeitern an unterschiedlichen Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden. Im Team arbeiten erfordert so nicht mehr zwingend, dass alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort sein müssen.

Auch Emails oder Kalender sind von überall abrufbar und die Mitarbeiter Kommunikation kann durch Videokonferenzen jederzeit flexibel erfolgen. Die Synchronisation wichtiger Datenbestände wird so nicht nur erleichtert, sondern steht auch in Echtzeit zur Verfügung.

Flexibler, schneller und in Echtzeit

Dieses hohe Maß an neuer Freiheit ermöglicht es nicht nur mobiler zu arbeiten, sondern auch schneller. Alle Arbeiten können sofort erledigt werden, statt erst später im Büro. Prinzipiell war dies zwar auch früher mit Notebook / Desktop Software möglich, allerdings stehen heute doch flexiblere Möglichkeiten zur Verfügung. Insbesondere stehen so aktuell bearbeitete Dokumente jedem anderen Team-Mitglied umgehend zur Verfügung, ohne erst auf irgendeine Weise ausgetauscht werden zu müssen. Änderungen können eingearbeitet werden und sind sofort sichtbar für alle Beteiligten.

Zugegebenermaßen ist – auf den ersten Blick – bei Office 365 die Vielfalt etwas verwirrend. Bei Microsoft findet man aber recht umfangreiche Informationen, um sich in diese Vielfalt einzuarbeiten. Durch die Lektüre ergeben sich auch für das eigene Arbeiten oftmals interessante neue Ideen und Ansätze, an die man vielleicht bisher überhaupt nicht dachte. Ein Blick lohnt also immer.

Flexible Installations- und Verwendungsmöglichkeiten

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten gibt, um die Office 365 Software zu installieren bzw. zu verwenden:

Je nach Paket sind auch noch die „klassischen“ Desktop Office Anwendungen inklusive, was dank der neuen Click-To-Run-Technologie auch wesentlich schneller gelingt als früher. Mit dieser Variante kann man auch offline arbeiten wie früher. Einziger Haken: wenigstens alle 30 Tage muss man sich einmal mit dem Internet verbinden, damit die Software weiter funktioniert. In Zeiten, wo praktisch überall Internet auch mobil zur Verfügung steht, sollte dies aber kein Problem sein.
Office On Demand: praktisch, wenn man seine Office Anwendung auf einem PC benötigt, wo keine Microsoft Office Software installiert ist. Die Office Software „verschwindet“ wieder nach dem Abmelden. Hierfür benötigt man natürlich eine Internetverbindung.
Office Web Apps wiederum läuft im Browser, was den Vorteil hat, dass man seine Office Programme auch dann nutzen kann, wenn man entweder keine Installation auf seinem Gerät hat oder auf Linux Hardware oder ein Tablet ohne Windows System Office Dokumente bearbeiten möchte.

Wichtig zu wissen ist, dass man seine Dokumente nicht zwingend in der Cloud speichern muss, auch die Speicherung auf lokalen Medien ist natürlich möglich.

Klassisches Office oder Office 365?

Wer vorwiegend alleine und Standort – gebunden arbeitet, oder ohnehin immer sein Notebook mit gewohnter Office Installation dabei hat, kann natürlich auch weiterhin die Desktop Versionen zum Einmal – Kauf erwerben bzw. verwenden. Für alle, die aber mehr Flexibilität sich wünschen oder auch benötigen, gerade auch im Team, oder auch Anwender, die mit vielen verschiedenen Geräten arbeiten und dies vielleicht auch im Wechsel (PC am Arbeitsplatz, Tablet oder Smartphone unterwegs) bietet dagegen die neue Office 365 Variante erhebliche Vorteile. Hier sollte man auch die Speicherung und den Zugriff auf unternehmensinterne Kalender oder E-Mails mitbedenken, deren Echtzeit – Aktualisierung und Verfügbarkeit von enormer Bedeutung in den meisten Fällen sein werden.

Office 365 unterscheidet sich vom klassischen Office als Desktop Software auch hinsichtlich des Bezahlmodells. Während die klassischen Desktop Versionen auch weiterhin als Einmal – Kauf angeboten werden, gibt es Office 365 nur noch als Abo Modell mit monatlicher Zahlweise. Wer nun ohnehin nur alle 10 Jahre ein Update kauft, wird dabei vermutlich mit der klassischen Version besser fahren, während für andere das Abo Modell interessanter sein kann. Hinzu kommt, dass man beim Office 365 Abo Modell Zugriff auf die jeweils aktuellste Programmversion hat.

Flexibler Ansatz

Persönlich am interessantesten finde ich den flexiblen Ansatz, wie man die Office Version nutzen kann, inklusive der On-Demand Lösung, wenn man Office Dokumente bearbeiten muss, aber keine eigene Hardware zur Verfügung hat. Anderen wiederum mag auch die Tatsache der Überall-Verfügbarkeit der Dokumente und der Teambearbeitungsmöglichkeiten inklusive der Hardware Unterstützung das wichtigste Merkmal sein.

Microsoft Office 365 mag vielleicht nicht für jeden die erste oder gar die richtige Wahl sein, ist aber ein gutes Beispiel dafür, was heute möglich ist und wie vielfältig man seine Firmenaufgaben bewältigen kann – von der unterschiedlichen Hardware bis zur flexiblen Wahl des Ortes, wo man seine aktuellen Dokumente bearbeiten kann. Es ist auch ein gutes Beispiel, wie sich klassische Desktop Welt und moderne Hardware wie Tablets und Smartphones ergänzen können, statt sich zu verdrängen, wie oft geschrieben. Und nicht zuletzt ein gutes Beispiel, dass man nicht nur die Wahl hat zwischen Desktop/Lokal und Web/Cloud, sondern eben auch beides möglich ist, je nach individueller Vorliebe oder Bedarf.

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