Der Einrichtung einer optimalen Arbeitsumgebung im Büro kommt eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu, sorgt diese, wenn erfolgreich umgesetzt, doch für einen effizienten Arbeitsablauf. Ein effizienter Arbeitsablauf und eine durchdachte Organisation ermöglichen es einem, sich auf die wichtigen Kernaufgaben zu konzentrieren. Beim Aufbau einer Arbeitsumgebung für den IT- und TK- Sektor sollten aber immer Aufwand und Ertrag in einem vernünftigen Verhältnis stehen. Insbesondere Technik sollte dazu beitragen, den täglichen Zeitaufwand, besonders für Routinejobs zu minimieren und sich nicht etwa durch Komplexität zu einem Selbstläufer für neue Arbeit zu entwickeln.
Einen nicht unerheblichen Anteil an vielen Bürotätigkeiten hat neben dem Internet und besonders dem täglichen Prüfen von Mails, immer noch das Telefon. Telefone sind ein wichtiges Tor zu Kunden und Lieferanten und entsprechend hoch in der Büroorganisation anzusetzen. Kernelement in einem Büro ist hierbei natürlich die Telefonanlage, welche entsprechende Mehrteilnehmer Funktionalitäten bereitstellt, die aber heute natürlich über den reinen Anschluss einzelner Telefone hinausgehen.
Eine moderne Telefonanlage sollte:
- Alle modernen und gängigen Standards unterstützen, von ISDN bis zu VoIP (Voice over IP). VoIP wird zwar nicht zwingend benötigt, angesichts der zunehmenden Verbreitung und auch Forcierung durch TK-Unternehmen ist es aber sinnvoll, wenn zumindest bei Bedarf verfügbar. Zudem gewinnt VoIP im Hinblick auf Kosteneffizienz, aber auch hinsichtlich der Funktionalität zunehmend an Bedeutung, besonders als Asterik – Telefonanlagen mit Administration über Webinterfaces.
- Ausreichend Anschlüsse bereitstellen (je nach Mitarbeiteranzahl), gerne mit ein wenig Luft nach oben.
- Erweiterbarkeit und auch Anlagenverbundmöglichkeit ist wünschenswert, um mit einem Unternehmen, intern oder durch neue Zweigstellen, wachsen zu können.
- Ausreichend Schnittstellen bieten (mindestens ISDN-Ports, Anschlüsse für analoge Telefone, LAN zur Anbindung an das IT-Netzwerk).
- Ein einfach zu bedienendes Webinterface bieten, welches zur Verwaltung aller benötigten Funktionen dient, zusätzlich ist die Bedienung über Telefon natürlich wünschenswert und auch sinnvoll in bestimmten Situationen.
Vorteilhaft ist es natürlich, wenn eine Integration in eine vorhandene CRM-Lösung oder auch in Outlook möglich ist, sodass eine Telekommunikation – Komplettlösung entsteht, welche E-Mail, Telefon und auch Fax zusammenführt. Ebenso wäre die Einbindung von mobilen Endgeräten als vollwertige Nebenstellen zumindest wünschenswert, wenn möglich.
Wichtige Funktionen einer modernen Telefonanlage sind
Funktionen, welche im jährlichen Arbeitsablauf im Unternehmen auftreten können und auf die man eine TK-Anlage abklopfen sollte, sind z.B.
- Aufnahmemöglichkeit und Verwaltung von Mehrfachansagen, inklusive Rufnummern-bezogener Ansagen, sodass diese schnell für unterschiedliche Anlässe und Anschlüsse zur Verfügung stehen oder auch flexibel erweitert werden können.
- Komfortable Kontaktverwaltung mit Click und Dial Funktion, gerne gesehen auch Adressimport – Möglichkeiten (etwa CSV-Dateien, da diese Exportfunktion praktisch alle gängigen Softwareprogramme anbieten).
- Einrichtung von Standardeinstellungen / Funktionen von Anklopfen bis zu Rufumleitungen, aber auch erweiterte Funktionen, welche komplexere Szenarien im Büroalltag abdecken, von Konferenzmanagement, Warteschleifen, über Rufumleitungen bis zu Telefongruppenmanagement. Praktisch sind natürlich auch Einstellungen für Tag/Nacht bzw. Feiertage oder Betriebsferien.
Weitere Anforderungen und Funktionen sind natürlich möglich, je nach Telefonanlage, vor allem in Abhängigkeit von typischen Anwendungsszenarien. Beides sollte eine moderne TK-Anlage dann in Einklang bringen.
Beispiel für eine moderne Telefonanlage: Starface Pro
Wichtig dabei ist aber immer, dass alle Funktionen einfach zu erreichen und zu bedienen sind. Eine funktionsreiche und häufig eingesetzte Lösung, die oben genannte Punkte und noch vieles mehr unterstützt und so den telefonischen Büroalltag unterstützt ist, sind hier beispielsweise die mehrfach ausgezeichneten Starface Telefonanlagen. Die Starface Telefonanlagen gibt es dabei in verschiedenen Ausbaustufen, dies aber auch bereits für den Bedarf kleiner Unternehmen, Dienstleistern oder auch Anwaltsbüros. Diese modernen Telefonanlagen kennzeichnen sich nicht nur durch eine Unterstützung aktueller Telefonsysteme, sondern auch durch eine umfangreiche Funktionspalette, welche den Arbeitsalltag effizienter gestalten lässt, ohne bei der Bedienung Anwender zu überfordern. Durch das Modulkonzept zukunftsoffen, so dass die Telefon Anlage mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Übrigens auch im praktischen 19″ Einbaurahmen, sodass ein aufgeräumter Einbau möglich ist und die TK-Anlage sich mit der übrigen IT-Anlage integrieren lässt.
Eine Telefonanlage sollte also in der Summe
- Einfach zu installieren und zu warten sein
- Sich offen für alle gängigen Standards zeigen
- Einen umfassenden, leicht zu bedienenden, Funktionsumfang bieten
- Erweiterbar sein
- Und sich in die vorhandene IT-Hardware und Software einbinden lassen
Anlagen, wie die erwähnten Starface Telefonanlagen, die diese Funktionalitäten bieten, helfen dabei den Arbeitsalltag und die laufende Kommunikation zu organisieren und effizient zu gestalten. Wenn diese dann zudem auch noch einfach zu installieren und administrieren sind, vorhandene Systeme unterstützt werden, dann ist man zumindest im Kommunikationsbereich bei der Organisation einer optimalen Arbeitsumgebung schon einen großen Schritt vorangekommen.
