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In einer zunehmend komplexen und globalisierten Welt mit gewaltigen Datenströmen haben elektronische Verfahren des Datenaustausches über die Jahre hinweg klassische Transportmittel wie Post und auch Fax zunehmend ersetzt. Der Zeitaufwand, etwa Artikeldaten an einen Geschäftsanwender ausdrucken, zu kuvertieren, vom Empfänger dann wiederum manuell zu erfassen, kann effizienter durch normierten elektronischen Datenaustausch abgewickelt werden. Daher wurde schon vor vielen Jahren EDI entwickelt, EDI steht bekanntermaßen für Electronic Data Interchange. Die Übermittlung strukturierter Daten per elektronischen Weg soll nicht nur den Datenaustausch beschleunigen, sondern auch menschliche Eingriffe auf ein Minimum reduzieren. Datenqualitätssteigerung, Fehlerreduktion, Optimierung der Zeitabläufe und Senkung der Kosten stehen also bei EDI im Vordergrund.
Von Edi, Formaten und Konnektoren
Damit EDI funktioniert, müssen die Daten von der Quelle zunächst in ein einheitliches Nachrichten und Datenformat konvertiert werden, welches am Ziel weiterverwendet werden kann. Die jeweilige Inhouse Software wie ERP Software muss also entsprechende EDI Schnittstellen zur Konvertierung auf beiden Seiten implementiert haben, damit der Datenaustausch funktioniert. Meist werden Daten aber zunächst in ein Inhouse Format exportiert und dann über einen sogenannten EDI-Konnektor passend zum jeweiligen Geschäftspartner und dessen System aufbereitet.
Lesbare Geschäftsvorfälle
Das entscheidende Kriterium für einen erfolgreichen Datenaustausch ist natürlich immer, dass beteiligte Systeme den gleichen Nachrichtenstandard verstehen. Grundsätzlich gibt es hier branchenbezogene Datenaustausch-Standards wie etwa SWIFT als bekannten Vertreter im Bankenwesen oder auch VDA vom Deutschen Automobilverband. Der bekannteste Standard ist sicherlich EDIFACT, ein von UNO-Gremien aktualisierter weltweiter Standard, der branchenübergreifend funktioniert. Wenn etwa die Automobilbranche ihren eigenen Standard, genauso wie das Bankenwesen hat, entstehen natürlich Probleme. EDIFACT als Lösung, die branchen- und länderübergreifend funktionieren soll, soll dieses Problem lösen.
EDI Dienstleister helfen bei der Nachrichtenaufbereitung und dem Datenaustausch
Trotz Standards und Schnittstellen in Programmen sind diese zum einen nicht immer kompatibel, zum anderen werden auch nicht alle Unternehmen immer geeignete Software im Haus installiert haben, die in der Lage ist Daten entsprechend der Anforderungen eines Geschäftspartners zur Verfügung zu stellen. Ein Weg, denn man hier beschreiten kann, sind EDI Dienstleister, denn man die eigenen Daten zur Verfügung stellt, dort werden die Daten dann entsprechend des gewünschten Formates aufbereitet und an Geschäftspartner zugestellt. Anbieter, die diese Dienstleistung erbringen, werden auch als EDI Clearing Center bezeichnet oder auch als Value Added Network, kurz VAN. Daten werden einfach per E-Mail, FTP oder auch durch spezielle EDI-Konnektoren eines Anbieters zugestellt. Ebenso kann man hier oft Programme finden, die im EDIFACT Format gespeicherte Dateien für Menschen lesbar machen. In einem EDI-Center sind zahlreiche bekannte, aber auch oft kleinere Firmen, darunter auch Zulieferunternehmen registriert, sodass diese einen guten Service bieten können, wenn Sie Auftrags-, Rechnungs- oder Bestelldaten genormt und lesbar einem Geschäftspartner zur Verfügung stellen möchten.
EDI – ein Thema, um dass viele Firmen nicht herumkommen
Dies ist auch mitunter notwendig, denn selbst der EDIFact Standard kann sich je nach Region unterscheiden. Dann gibt es noch die sogenannten Subsets, die wiederum nur für bestimmte Branchen interessant sind. Ganz zu schweigen, dass jede Branche ihre eigenen Auslegungen hat. De facto ist es zugegebenermaßen aber auch extrem schwer, ein Nachrichtenformat zu schaffen, welches wiederum nicht nur für verschiedene Länder, sondern auch für alle möglichen Branchen und Geschäftsvorfälle geeignet ist.
Trotzdem kommen viele Firmen, besonders bei der Zusammenarbeit mit größeren Firmen, um das Thema EDI nicht herum, denn Unternehmen sind immer an kosten- und zeiteffizienten Lösungen interessiert. Zeitaufwendige und fehleranfällige menschliche Datenerfassung passt hier eher nicht ins Konzept. Da das Thema selten auf ganz einfache Weise für alle Fälle gelöst werden kann, lässt dieses wiederum Platz für Spezialisten, wie eben die bereits erwähnten EDI-Center, die entsprechende Lösungen anbieten können.
Wer sich als Entwickler oder für Hintergrundinformationen für das Thema EDIFACT interessiert, der findet einen guten Startpunkt auf der Seite https://unece.org/.
