Sinnvolle Finanz-Apps fürs Smartphone

Sinnvolle Finanz-Apps fürs Smartphone: Das Smartphone bietet Unternehmen und ihren Mitarbeitern die flexible und mobile Möglichkeit Business – relevante Daten zu erfassen. Ein wesentlicher Vorteil des Smartphones ist dabei seine Handlichkeit, es steht schnell und überall zur Verfügung. Das Smartphone oder auch das Tablet ist dabei nicht für alle Aufgaben optimal. Bei der Gestaltung komplexer Dokumente etwa wird man eher auf ein Notebook zurückgreifen, aber man kann Dokumente auch hier zumindest vorbereiten. Es gibt aber Apps, die Aufgaben erfüllen, für die das Smartphone geradezu prädestiniert sind und diese sind Gegenstand dieses Artikels.

Generell empfiehlt es sich beim Einsatz von Business — relevanten Apps ein paar Grundregeln zu beachten:

• Private und geschäftliche Nutzung sollten idealerweise streng getrennt sein.
• Es empfiehlt sich der Einsatz von geeigneten Internet Security Lösungen auch auf dem Smartphone.
• Dringend empfehlenswert ist der Einsatz von VPN-Lösungen um verschlüsselte sichere Verbindungen sicherzustellen.

Generelle Business-Apps

Business Apps wie eine Office-Software, Software zum Zugriff auf interne oder externe Cloud-Lösungen, E-Mail Software, Apps zur Zusammenarbeit im Team bzw. mit Kunden sind die Basis eines gut ausgestatteten Business-Smartphones. Welche Lösungen hier zum Einsatz kommen, ist stark abhängig davon, ob man als Einzel-Unternehmer unterwegs ist oder als Mitarbeiter. In einem Unternehmen werden die eingesetzten Apps wiederum abhängig von der existierenden Infrastruktur im Unternehmen sein. In der Regel gibt es bei der Basis-Ausstattung eine beschränkte Auswahl von bekannten Anbietern wie Microsoft, SAP & Co, die normalerweise zum Einsatz kommen, die dann aber durch ausgewählte Lösungen spezialisierter Anbieter sinnvoll ergänzt werden können.

Sinnvolle Finanz-Apps für den Einsatz unterwegs

Ob als Soloselbstständiger oder Mitarbeiter im häufigen Außeneinsatz, hier gibt es gleichermaßen spannende Tools, die bei der Buchhaltung und dem Rechnungswesen eine große Hilfe sind. Zwei besonders wichtige Aufgabengebiete für den mobilen Einsatz sind die Reisekostenabrechnung sowie de Zeiterfassung.

Reisekostenabrechnung

Wer häufig mobil geschäftlich unterwegs ist, der möchte normalerweise zeitnah seine Reisekosten erfassen, ob für die Steuererklärung oder für das Finanzwesen im Unternehmen. Bekannte Lösungen zur Reisekostenabrechnung wie N2F bieten hier mittlerweile sehr ausgereifte Lösungen, die eine schnelle und effiziente Erfassung anfallender Reisekosten ermöglichen. So ermöglichen diese unter anderem den schnellen Scan von Belegen wie Tankstellenquittungen, Rechnungen von Hotels oder Restaurants oder auch die Supermarkt-Quittung, wenn man unterwegs Speisen und Getränke selber kauft.

Apps zur Reisekostenabrechnung wie N2F können Belege nicht nur einscannen, sondern dank OCR auch deren Posten bis hin zum Mehrwertsteuer-Anteil auslesen und entsprechend verbuchen. Auch Kilometer-Pauschalen lassen sich bei hinterlegten Tarifen mithilfe von Google Maps unproblematisch erfassen. Der Anwender ordnet die so erfassten Daten dann nur noch Projekten, Kunden oder auch Kostenstellen zu, die die Buchhaltung dann überprüfen und genehmigen kann. Dank Schnittstellen zu ERP und FiBu-Softwarelösungen lassen sich Daten schnell in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Mit Hilfe der Smartphone-Technik und des Internets kann man so seine Reisekosten überall schnell mund flexibel erfassen, ohne dass man wie früher im eigenen Office oder in der Firma Belege erst mühsam per Hand auslesen und eingeben muss. Nicht immer sind Smartphones für alle Aufgaben die optimale Hardware, aber gerade bei Aufgaben wie dieser spielen sie ihre Vorteile voll aus.

Zeiterfassung

Auch die Zeiterfassung ist eines der Aufgaben, die sinnvoll auf dem Smartphone genutzt werden können. Eine App zur Zeiterfassung erlaubt es dem Anwender ohne Handzettel aufgewendete Zeiten jederzeit vor Ort zu erfassen. Auch diese Apps machen sich dabei die Fähigkeiten mobiler Geräte zunutze. So dienen wie bei der Lösung von timetac etwa GPS-Daten zum genauen Nachweis vom Beginn und Ende einer Tätigkeit. Eine gute Lösung wie die angesprochene ermöglicht dabei auch das Erfassen von Projektzeiten, wenn keine Internet-Anbindung gegeben ist, und synchronisiert die Daten sobald möglich. Ein Widget auf dem Homescreen macht dabei die zeitgenaue Erfassung von Start und Ende der Tätigkeit problemlos möglich. Richtig gute Apps synchronisieren mit der Haupt-Software im Unternehmen, sodass Entscheidungsträger den Überblick über die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter behalten. Eine Zeiterfassung kann häufig auch ergänzt werden um Module zur Verwaltung von Urlaub, Abwesenheiten und Krankheitsausfällen. Hiermit wird im Unternehmen auch der Einsatz von Mitarbeitern optimiert, sodass Projekt-Verzögerungen vermieden werden können.

Einfache Nutzung und gute Integration machen Finanz-Apps erst richtig sinnvoll

Weitere wichtige Apps im Business-Alltag mit dem Smartphone sind Apps für das Projekt- und Aufgaben-Management oder auch Rechnungswesen und Buchhaltung. Welche Apps und Lösungen hier sinnvoll sind, hängt stark von der IT-Infrastruktur im Unternehmen ab und auch der Unternehmensgröße. Freiberufler sind hier natürlich frei in der Wahl der für sie jeweils besten Lösung.

Generell sollten Business- und Finanz-App auf die Bedürfnisse von Anwender und Unternehmen abgestimmt sein. Vor allem sollten diese einfach zu nutzen sein, sodass der Anwender sich auf seine eigentliche Tätigkeit konzentrieren kann. Optimal ist die Anbindung an eine vorhandene Finanzbuchhaltung bzw. eine Synchronisation mit einer stationären Lösung, sodass die Daten zentral gepflegt werden können. Ebenso ist es wünschenswert, dass die gewählten Business-Apps zumindest zeitweise auch ohne bestehende Internetverbindung genutzt werden können.

Richtig genutzt ermöglichen Business-Apps für das Smartphone wie eine Zeiterfassung oder eine Reisekostenabrechnung eine zeitnahe und exakte Abrechnung anfallender Posten, womit Prozesse vereinfacht werden, was letztlich dazu führt, dass mehr Zeit für die Kernaufgaben bleibt.