Microsoft-basierte Kommunikationstools in Unternehmen

Das proprietäre Kommunikationstool „Skype for Business“ – bis zum Jahr 2015 Lync genannt – beschreibt eine Hard- oder Software vom Softwareriesen Microsoft, die weder auf den spezifischen Standards basieren noch mit den Produkten anderer Hersteller kompatibel sind. Der eigenständige Business-Client von „Skype for Business“ ermöglicht das Gespräch mit bis zu 250 Kollegen über das Internet, während über die andere Form – das für die Privatnutzung und kleine Unternehmen geeignete Skype lediglich 25 Menschen per IP-Telefonie, Videokonferenz oder „Real-Time Collaboration“ miteinander verbinden können.

Dabei ist das Instant Messaging System mit dem Paket Microsoft 365 kompatibel und ist über eine App erreichbar. Der Softwareriese bietet mit „Skype for Business“ eine gute Alternative zu dem für Privatnutzer erreichbaren System, allerdings wird es schrittweise durch Microsoft Teams ersetzt. Damit wird es für Neukunden – die sich den Zugang zum Microsoft 365-Paket eröffnen – möglich, noch mehr Funktionen zu nutzen. Dabei kann es entweder als eigenständige Lösung genutzt werden, andererseits steht es den Nutzern als Teil des Microsoft-365-Paketes bereit. Beide Angebote stellen den Unternehmen eine vielfältige Kommunikationsplattform zur Verfügung.

Der breite Funktionsumfang des beliebten Tools

In der zunehmend global agierenden Welt – von der auch der unternehmerische Bereich betroffen ist – bietet Office 365, in das die App von „Skype for Business“ integriert werden kann – eine Reihe von Vorteilen. Es steht ein grundlegender Funktionsumfang zur Verfügung, der sich aus den beiden Tools zusammensetzt:

• „Skype for Business“ senkt die Notwendigkeit, Geschäftsreisen durchzuführen, sodass viele digitale Gespräche sowie Audio- und Videotreffen helfen, Reisen und Reisekosten zu sparen.
• Gleichzeitige Durchführung von Onlinegesprächen und -diskussionen mit bis zu zehn Personen, falls ein kostenpflichtiges Abonnement genutzt wird.
• Einladung aller Mitglieder eines Teams über einen persönlichen Link, wobei die Beteiligten ein beliebiges Gerät – beispielsweise Smartphone oder Handy – nutzen können.
• Leiter haben die Möglichkeit, den teilnehmenden Kollegen den Bildschirm und Dateien freizugeben. Ein direkter Chat ermöglicht ein schriftliches Festhalten wichtiger Aspekte.
• Auch eine PowerPoint-Präsentation kann durchaus über „Skype for Business“

Um die virtuelle noch professioneller zu gestalten und das Verständnis weiter zu verbessern, ist es mit „Skype for Business“ möglich, ein virtuelles Whiteboard für in den Konzeptentwurf einzubauen, auch eine USB-Freisprecheinrichtung und eine Kombination aus Kamera sowie leistungsfähigen Kopfhörern weiter verbessern. Auf Wunsch ist auch Microsoft Office Outlook integrierbar.

© sepy – Fotolia.com

Um Sicherheit der Informationsübergabe zu erhalten sorgt die Verschlüsselung des Datenmaterials sowie die Authentifizierung der persönlichen bzw. sensiblen Daten. Da es sich bei „Skype for Business“ um ein reines Softwareprodukt handelt, das mit Microsoft-Rechnern kompatibel, kostengünstig ist und über ein kostengünstiges Interface verfügt. Die wichtigste Voraussetzung für ein problemloses Kommunizieren über das Internet liegt in einer schnellen Internetverbindung – dies führt wiederum dazu, dass der Anschluss mit VDSL – einer „Very High Digital Subscriber Line“ mit 100Mbit/s. Hierbei handelt es sich um die höchste Übertragungsgeschwindigkeit, die sich vor allem durch eine hohe Upload- und Download-Geschwindigkeiten auszeichnen.

Vergleich “Skype for Business“ mit dem traditionellen Skype

Die kleinen Unternehmen mit unter 20 Mitarbeitern oder Privatleute, die Skype für sowohl für die nationale als auch die länderübergreifende Kommunikation einsetzen, können die normale Skype-Software kostenlos installieren und nutzen. Hier liegt der größte Vorteil vor allem darin, dass die Kosten, die aufgrund der Kommunikation entstehen – vorrangig Telefongebühren für Telefonate auf Festnetz- und Mobiltelefone im In- und Ausland – wesentlich geringer sind.

Die Software „Skype for Business“ erreichen die Leiter einer Onlinekonferenz insgesamt bis zu 250 Nutzer in der ganzen Welt, die miteinander über das Internet sprechen können. Außerdem kann „Skype for Business“ in die klassischen Anwendungen wie Outlook integriert werden. Ein weiterer Faktor liegt darin, dass bei der Nutzung Gebühren fällig werden, die Datensicherheit aber steigt.